5 vinkkiä tehokkaampaan yrityskirjoittamiseen

Näillä vinkeillä selätät monet ongelmat kirjoittamisessa! Ohjeet sopivat niin sähköiseen ympäristöön kirjoittamiseen kuin kaikenlaisiin arkipäivän tilanteisiinkin.

Koulutan yritys- ja markkinointiviestintää viikottain. Kursseillani istuu yrittäjiä ja markkinointiviestinnän ammattitutkintoaan suorittavia nuoria aikuisia. Yhteistä heille kaikille on into ja halu tuottaa sisältöä etenkin yritysten nettisivuille ja someen. Mutta se kynnys! Monella on edellisestä “oikeasta” kirjoittamisesta jo aikaa. Some-päivityksiä kummempaa tekstiä ei olekaan tullut tuotettua ja rima nousee. Mutta se nousee turhaan!

On totta, että some-aikana sinänsä kynnys kirjoittaa ja julkaista muiden näkyville on laskenut. Silti some-päivityksiä ei pidetä useinkaan oikeana kirjoittamisena, nehän vain naputellaan äkkiä ja usein virheistä niin piittaamatta. Sen sijaan yrityksen nimissä kirjoitettaessa on kyettävä napakkaan, tavoitteelliseen ja virheettömään ilmaisuun. Kääk.

Vinkki 1: Älä tuijota ruutua

Jos valkoinen ruutu pelottaa ja saa aikaan ajatustoiminnan jähmettymisen, kokeile muita konsteja! Opettaessani olen esitellyt opiskelijoille omat menetelmäni: irtolappuset, post-it -lappupinot sekä kolme eri muistikirjaa.

Olen oikea listaihminen! Teen ToDo-listoja kaikista asioista. Jouluaattoni rakentuu ranskalaisille viivoille ja jääkaapin oveen liimattaville post it -lapuille. Ilman niitä ei suku saisi ruokaa oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan. Samoin rakentuvat kurssini, kurssipäiväni ja kirjoittamani tekstit. Kirjoittelen irrallisia asioita pois heitettäville suttulapuille, keräilen ajatuksia post it -lapuille ja laadin runkoja ja suunnitelmia eri vihkoihin. Tämäkin blogipostaus sijaitsee vielä tällä hetkellä vierelläni post it -lapuilla, laajempi blogisuunnitelma taas rakentuu lappupinon alla olevaan vihkoon ranskalaisilla viivoilla.

Jos tekstin kirjoittaminen hirvittää, etkä tiedä, mistä aloittaisit, kirjaa ylös irrallisia ajatuksiasi. Piirtele paperille nuolia ajatusten välille, ympyröi tai tutustu erilaisiin mindmap-tekniikoihin. Esimerkiksi Popplet on hauska työkalu iloisten käsitekarttojen, mindmapien tekemiseen tietokoneella tai ipadilla.

Heiteltyäsi ajatuksia paperille, lappusille tai kuplien sisälle saatat päästä tekstin alkuun paljon vaivattomammin.

Vinkki 2: Tavoite ja kohderyhmä

Nuo edellä mainitut opiskelijani ovat saaneet väsymykseen asti katsella viestinnän prosessin peruskaaviota lähes joka tunnin alussa. Jokaisen tehtävän aloituksessa peruskysymys on: mikä on tavoite ja minkälainen on kohderyhmä?

Jos kirjoittamisen aloittaminen on vaikeaa, mieti tarkkaan, mikä tekstisi tavoite on. Minkälainen on kohderyhmä? Mihin pyrit?

Joskus kohderyhmän voi kuvitella tai piirtää henkilöhahmoksi, jolle voi antaa vaikka nimen. Tikku-ukko riittää mainiosti, jos saat ajattelemalla hahmollesi ominaisuuksia, jotka helpottavat hänen puhuttelemistaan.

Entä jos et tunne tekstisi kohderyhmääsi? Toisille kirjoittaminen on silloin helpompaa, toisille taas haastavaa. Tosiasia on, että markkinoidessasi yritystäsi tai sen tuotteita saat useinkin tavoitella ihmisiä, jotka eivät ole kuten sinä. Ota se haasteena ja opettele tuntemaan kohderyhmäsi. Konsteja siihen löytyy! (Niitä vinkkejä sitten vaikka toisella kerralla.)

Kun tavoite ja kohderyhmä ovat kristallisoituneet sinulle (tai ainakin selkeytyneet), voit todennäköisesti puhutella tekstisi lukijoita luontevammin ja keksit konstit, joilla pääset tavoitteeseesi.

Vinkki 3: Hakukoneystävällinen kirjoittaminen

Olet kirjoittamassa tekstiä ihmislukijoille – sehän on selvää. Mutta tekstiäsi lukee myös taho, joka ei välttämättä ajattele kuin sinä, mutta josta voi yrityksellesi olla valtavasti hyötyä: Google!

Yrityskirjoittamisen näkyvyyden elinehto on, että Google löytää tekstisi. Tai no, jos se ei ole elinehto, kirjoittamalla hakukoneystävällisesti voit saada huomattavasti enemmän motivoituneita lukijoita, huomattavan huokeasti.

Tutustu hakukoneystävällisen kirjoittamisen lainalaisuuksiin. Varmista, että yrityksesi nettisivut miellyttävät myös hakukoneita. En tarkoita, että kirjoittamisesi pohjana olisivat ne säännöt, joita tiedetään Googlen käyttävän, mutta niitä on syytä arvostaa. (Ja jos haluat tietää hakukoneystävällisestä kirjoittamisesta lisää, ota yhteyttä!)

Toisinaan SEO:n (hakukoneoptimoinnin) noudattaminen kirjoittamisessa saattaa tuoda uusia ideoitakin! Testaa!

Vinkki 4: Pyydä palautetta

Kursseillani on opiskelijoita, jotka eivät kehtaa tai halua palauttaa tekstejään tarkistettaviksi tai ainakaan antaa niitä opiskelijakollegoiden luettavaksi. Se hämmentää minua kerta toisensa jälkeen. Kun kirjoitat työssäsi tai yrittäjänä tekstiä, jonka tarkoitus on saavuttaa mahdollisimman paljon lukijoita, käytä ihmeessä hyväksesi kaikki mahdollisuudet saada palautetta ennen kuin julkaiset tekstin.

Tulemme helposti sokeiksi omille teksteillemme ja tällöin otsikkoon voi huomaamatta äädä kirjoitusvirhe tai tekstin rakenne onkin vähän höpö monen muutoskierroksen jäljiltä. Vain lukija, joka ei ole tekstiäsi käynyt läpi yhtä paljon kuin sinä itse, voi nähdä tällaisia asioita. Älä siis ole ujo tai nolo: pyydä rohkeasti kollegaa tai perheenjäsentä lukemaan tekstisi läpi. Voin vakuuttaa, että kirjoitus- tai ajatusvirheen korjaaminen ennen tekstin julkaisua on paljon mukavampaa kuin sen korjaaminen viikkoa aikaisemmin julkaistusta tekstistä…

Kaikkiin opintoihin tapaa liittyä kirjoittamista jossain muodossa. Jos opiskelet, ota kaikki irti opiskelijakollegoista ja pyydä heitä lukemaan tekstisi läpi. Totu siihen, että et ole opettajan lisäksi tekstisi ainoa kohderyhmä. Ja muista, että kaikki aloittavat jostakin.

Vinkki 5: Nuku yön yli

Viittaan tässä kohdassa tuohon edelliseen palautteen tärkeyttä korostavaan osioon. Jos tekstisi ei vielä ole siinä vaiheessa, että antaisit sitä kenellekään luettavaksi, ota välillä breikki. Kirjoita versio valmiiksi ja tee jotain muuta. Palaa asiaan vasta seuraavana päivänä tai myöhemminkin, jos aikataulusi sallii. Saatat yllättyä! Monesti hämmästyn itsekin, kuka tämän tekstin onkaan kirjoittanut. Minäkö?

Olen puolisoni kanssa kirjoittanut monet vuodet kirjallisuus- ja kulttuuriblogia nimeltään Kirjallisia. Blogitekstejä kertyy vuodessa yleensä noin sata ja palaan vanhoihin teksteihini hyvin harvoin. Toisinaan kuitenkin tarkistelen jonkin kirjan ilmestymisaikaa tai jotain muuta yksityiskohtaa ja tällöin luen omia tekstejäni pitkänkin ajan kuluttua niiden ilmestymisestä. Tunnistan hyvin tekstit, jotka olen kirjoittanut vain lähes pakosta (olen saanut arvostelukappaaleen enkä kehtaa olla kirjoittamatta) tai joissa iloitsen ihanasta uutuuskirjasta ja soljuva teksti suorastaan lentää sormistani. Monesti olisin kuitenkin jälkeenpäin muuttanut jotakin ilmausta, mutta blogitekstin julkaisun jälkeen sellaista en kuitenkaan tapaa tehdä.

Jos siis ei ole kiire, ota pieni tauko ja palaa tekstiisi myöhemmin.

Jos sinä tai yrityksesi tarvitsee apua yritysviestinnässä, markkinointiviestinnässä tai etenkin sähköisessä viestinnässä, ota yhteyttä. Konsultoin ja koulutan ammattitaidolla.